Modèle de quittance de loyer : Tout ce qu’il faut savoir

Modèle quittance de loyer

Dans le cadre de la mise en location d'un bien, certaines formalités sont à accomplir vis-à-vis des locataires. C'est le cas de la délivrance de la quittance de loyer. Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ? Est-elle obligatoire ? Quels sont les éléments devant figurer dans un modèle de quittance de loyer ? Voici ce que vous devez savoir.

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un document qui atteste qu'un locataire a bel et bien payé en intégralité le loyer et les charges du logement qu'il occupe. La remise d'une quittance de loyer porte aussi bien sur un logement loué meublé que non-meublé, et quelle que soit la durée du bail. La quittance de loyer fait par ailleurs suite à l'envoi de l'appel de loyer, qui est un document demandant au locataire de s'acquitter du loyer et des charges prévues dans le contrat de location. 

Quelle est l'utilité de ma quittance de loyer ?

En tant que propriétaire bailleur, délivrer une quittance de loyer aux locataires démontre que vous respectez vos obligations légales. La remise d'une quittance de loyer s'avère en effet obligatoire dès lors que les locataires en font la demande expresse. Pour autant, même s'ils n'en font pas la demande, il est conseillé de la délivrer chaque mois. Cela permet d'établir une relation de confiance avec les locataires, qui peuvent par ailleurs en avoir besoin pour réaliser différentes démarches administratives. Aussi, les quittances de loyer font partie des documents composant le dossier de gestion de location du bien. Cela présente dans ce contexte l’intérêt de conserver une trace écrite de l'intégralité des paiements des loyers et des charges, mois par mois, et au fil des années. 

Comment rédiger une quittance de loyer ?

Il existe des modèles de quittances de loyer pré-remplis, certains étant plus fiables que d'autres. Aussi, afin d'être sûr qu'il ne manque aucune information essentielle et obligatoire, sachez que des éléments sont à faire apparaître systématiquement. Les termes “Quittance de loyer” doivent bien entendu se trouver en en-tête du document. 

De plus, pour rédiger une quittance de loyer, il faut veiller à ce que le document contient les informations sur :

• Le logement - location vide ou location meublée au titre de la résidence principale, avec l’adresse complète ;
• L'identité du propriétaire bailleur et du locataire, leurs coordonnées respectives - comprenant l'adresse de la location ;
• Le mois et l'année de délivrance de la quittance ;
• Les détails du règlement, à savoir le montant du loyer payé et des charges locatives dont s'est acquitté le locataire ;
• La date de paiement.

Par ailleurs, notez que le montant du loyer mensuel de même que celui des charges doivent être clairement séparés. Aussi, il est nécessaire d'indiquer le montant total de ces deux sommes. 

Autre élément obligatoire : le texte de loi qui régit les relations entre un propriétaire bailleur et un locataire. Il s'agit en l'occurrence de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. 

Pour bien rédiger la quittance de loyer, une signature du propriétaire bailleur en bas de document s'impose. Si la location du bien est gérée par une agence immobilière, le cachet et la signature du gestionnaire suffisent. 

Comment remplir une quittance de loyer ?

Vous trouverez ci-dessous la formulation à utiliser afin de remplir une quittance de loyer, en fonction des informations du bien que vous mettez en location. 

“Je soussigné … (vos noms et prénoms) propriétaire du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de la part de Monsieur / Madame …. (les noms et prénoms du locataire), la somme de … euros (écrit en toutes lettres) / … euros (écrit en chiffres), au titre du paiement du loyer et des charges pour le mois de XXX, de l'année XXX, et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.”

Quelle est l'utilité de la quittance de loyer ?

Si la quittance de loyer permet au propriétaire de démontrer qu'il respecte l'obligation légale de sa délivrance, elle s'avère également utile pour le locataire. Elle lui permet en premier lieu de démontrer qu'il est à jour du paiement du loyer et des charges, et de prouver qu'il respecte les obligations inscrites dans le contrat de location. Il s'agit donc pour le locataire d'un document légal. Mais il s'agit également d’un justificatif de domicile lui donnant la possibilité de réaliser de nombreuses démarches. La CAF (Caisse d'Allocations Familiales), la Sécurité sociale, Pôle emploi, une mutuelle, l'administration fiscale, une assurance, une banque... La quittance de loyer compte parmi les justificatifs de domicile officiels pouvant être réclamés par ces différents acteurs privés et publics. 

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La quittance de loyer est obligatoire dès lors que le locataire en fait explicitement la demande. Cette obligation légale résulte de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, qui indique à cet égard que “le propriétaire est obligé de délivrer au locataire une quittance de loyer si ce dernier en fait la demande”.

Cette formalité peut être accomplie par le bailleur mais également par l'agence immobilière qui est chargée de la gestion locative du bien. 

La quittance peut par ailleurs être adressée par courrier ou par email. La délivrance par voie électronique est en effet possible pour autant que l'accord préalable du locataire ait été donné. Une clause du contrat de location peut en faire mention. De plus, aucuns frais ne peuvent être appliqués à la rédaction et l'envoi de la quittance de loyer. 

Quels sont les types de charges pouvant figurer dans la quittance de loyer ?

Les charges pouvant figurer dans la quittance de loyer sont les charges locatives. Il s'agit donc des dépenses liées au logement que vous louez et dont vous pouvez demander le remboursement au locataire. Les charges locatives d'un bien situé dans un immeuble sont essentiellement : 

• Les frais liés au logement tels que l'eau, le chauffage collectif ou encore l'ascenseur ;
• Les dépenses d'entretien : l'entretien des parties communes et des espaces verts d'un immeuble lorsque le logement se situe dans une copropriété ;

Dans le cas de la location d'une maison neuve ou ancienne individuelle cette fois, la taxe d'enlèvement des ordures ménagères de même que les frais d'assainissement des eaux usées font partie des charges apparaissant sur la quittance de loyer.